Yo Impresora

¿Y qué hay que reducir? los costos de impresión!!!

Desde computing.es nos llegan los consejos de Raúl Fontan (director de la división de Impresoras de Samsung Electronics Iberia).

Raúl nos dice:  ¿Cómo pueden las impresoras modernas ayudar a controlar los costes y al mismo tiempo, contribuir a incrementar la productividad de los empleados?

Con los diez consejos.

1 Revise la flota de impresoras
Resulta sorprendente que tan sólo algunas organizaciones cuenten con un conocimiento completo del número, el tipo y las prestaciones de los dispositivos que utilizan sus empleados. El primer paso para la implementación de un programa de control de costes es revisar la flota de dispositivos y los contratos de mantenimiento.

2 Tenga en cuenta los dispositivos para impresión que precisan los empleados
Hay que tener en cuenta los equipos que precisan los empleados para incrementar su productividad.

3 Adapte y ofrezca los dispositivos apropiados
Los dispositivos antiguos que sólo realizan una única función pueden ser una fuente de grandes frustraciones, además de un gasto innecesario. La empresa debería proporcionar unos dispositivos capaces de satisfacer las necesidades de los diferentes departamentos y de toda la organización. La modernización de la flota de equipos para ofrecer las prestaciones necesarias, permite mejorar la productividad de los empleados.

Estos cambios no sólo aumentan la eficiencia empresarial, sino que también reducen los costes en gran medida.

4 Optimice sus contratos de consumibles
El próximo objetivo es la puesta en marcha de planes de racionalización y una economía de escala en la adquisición de consumibles.

5 Reduzca la cantidad de papel utilizado
Si se dejan sin control alguno, los empleados imprimen a diario una gran cantidad de documentos innecesarios.

Una tarjeta inteligente o un sistema de código pin en el dispositivo pueden evitar la creación y el olvido de los documentos impresos. Se puede introducir la contabilidad de tareas, en donde los costes se pueden atribuir a los diferentes departamentos, para fomentar un uso más responsable de los equipos.

Las impresoras de las oficinas se pueden configurar para imprimir a doble cara (en formato dúplex), para reducir a la mitad la cantidad de papel utilizado. Por último, para evitar la impresión de documentos colocados incorrectamente, se puede previsualizar el resultado final antes de imprimir el documento.

6 Utilice el tóner de forma más responsable
Con las impresoras modernas, resulta relativamente fácil configurar la calidad por defecto de la copia como “borrador” y a “un sólo color”. Si los empleados necesitan copias en color y de alta calidad, siempre pueden configurar la impresora para realizar esa tarea específica.

7 Simplifique el apoyo mediante la implementación de planes de control y colaboración
 Los entornos modernos para impresión de documentos también permiten el empleo de soluciones remotas para la administración y solución de problemas, para que el personal de apoyo pueda recibir avisos de problemas y solucionarlos mientras se encuentran en desplazamiento, en vez de tener que acudir directamente a la oficina o visitar sitios remotos.

8 Reduzca el consumo de energía
Los dispositivos modernos no sólo realizan operaciones con menos consumo de energía, sino que también mejoran su funcionamiento en modo de hibernación. Un buen modo de espera (standby) puede reducir el consumo de energía a casi la mitad (desde 14,6W a 7,53W para una impresora láser de color estándar). Si se dejan las impresoras conectadas durante toda la noche, se incrementa el consumo de electricidad de la empresa.

Las impresoras modernas se pueden configurar para apagarse después de las horas de trabajo, o el personal de mantenimiento puede apagarlas de forma remota.

9 Controle la situación
Las impresoras modernas tienen unas funciones sofisticadas para elaboración de informes que ofrecen al equipo directivo una visualización completa y permanente de las operaciones y los costes de impresión de documentos.

10 Continúe colaborando con los suministradores
Es muy fácil dejar que los costes de impresión de documentos se disparen de nuevo, pero no debería permitir que esto ocurra. Para identificar la próxima oportunidad para reducir costes, debe colaborar con sus suministradores de confianza de forma permanente, escuchando sus consejos y estando al tanto de lo que ocurre en el mercado. Nunca se sabe cuánto puede ahorrar.

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*La fuente en la que se basa la información expuesta es IDC

Foto de Thomas Hawk